Получая письмо, бандероль или посылку, первое, что обращает на себя внимание, – это внешний вид и срок доставки. Аккуратно упакованное, правильно и красиво оформленное почтовое отправление – это признак уважения и заботы со стороны отправителя. Поэтому к предпочтовой подготовке следует отнестись серьезно и ответственно.
Проверка адреса
Первое, с чего нужно начать, это проверить актуальность адресных данных, ФИО получателя или название организации. Сведения об адресате должны содержать полную достоверную информацию. Наименования населенных пунктов и улиц не должны содержать грамматических ошибок. Очень важно правильно указать индекс – это часть почтового адреса в виде цифр и букв, совпадающий с номером почтового отделения, к которому относится адрес. От него напрямую зависит срок доставки, потому что по индексу идет разделение на сортировочных пунктах.
Документация на почтовое отправление
Почтовое отправление может быть простым, заказным и с объявленной ценностью. На него при необходимости оформляется сопроводительная документация, в виде описи, реестра, накладной или бланка наложенного платежа. Для массовой рассылки можно воспользоваться «партионной почтой». Программа формирует список по форме 103, где фиксируются все данные об отправлении и получении.
Упаковочный материал
Упаковка не только сохраняет вложение от механических повреждений при транспортировке, но и отвечает за эстетичный внешний вид. Для отправки печатных изданий прекрасно подойдут пластиковые пакеты, для более хрупких вещей – гофрокоробы. Главное правильно подобрать размер упаковочного материала, особенно если вложение имеет нестандартные габариты. На упаковке может содержаться информация об особых условиях хранения или доставки, логотип, рисунок или текст по желанию заказчика.
Тарификация
Следующим этапом становится замер весогабаритных параметров, определение стоимости согласно тарифам Почта России на момент отправки. Каждому зарегистрированному отправлению присваивается трек-номер, по которому легко отследить путь следования до момента получения адресатом.
Дополнительные услуги
Предпочтовая подготовка может также включать в себя оформление вложений, в том числе именных, их печать, сортировка, комплектование и ручная сборка.
После того как все сверено, оформлено и упаковано, почтовое отправление можно доставить в ПО или передать курьерским службам.
Материал подготовлен компанией РусПост
