При работе в Excel некоторые таблицы получаются весьма внушительных размеров. Это приводит к тому, что размер документа увеличивается, иногда даже достигая десятка мегабайт и более. Увеличение веса книги Excel приводит не только к увеличению места на ее жестком диске, но, что более важно, к замедлению скорости выполнения над ней различных действий и процессов. Проще говоря, при работе с таким документом Excel начинает тормозить. Поэтому становится актуальным вопрос оптимизации и уменьшения размера таких книг. Давайте посмотрим, как можно уменьшить размер файла в Excel.
Процедура уменьшения размера книги
Слишком большой файл необходимо оптимизировать сразу в нескольких направлениях. Многие пользователи этого не осознают, но рабочая книга Excel часто содержит много ненужной информации. Когда файл маленький, на него никто не обращает особого внимания, но если документ стал громоздким, нужно его всячески оптимизировать.
Способ 1: уменьшение рабочего диапазона
Рабочий диапазон — это область, в которой Excel запоминает действия. Когда вы пересчитываете документ, программа пересчитывает все ячейки в рабочей области. Но не всегда он соответствует тому диапазону, в котором реально работает пользователь. Например, пробел, непреднамеренно размещенный слишком далеко под столом, расширит размер рабочего диапазона до элемента, в котором находится этот пробел. Получается, что Excel будет обрабатывать кучу пустых ячеек при каждом пересчете. Давайте посмотрим, как мы можем решить эту проблему на примере конкретной таблицы.
- В первую очередь нужно разобраться, чем реальное рабочее пространство листа отличается от того, что на самом деле нужно пользователю. Это довольно легко сделать. Переходим к любой ячейке таблицы и набираем комбинацию клавиш Ctrl+End Excel сразу переходит к последней ячейке, которую программа считает конечным элементом рабочей области. Как видите, в нашем конкретном случае это строка 913383. Учитывая, что таблица на самом деле занимает только первые шесть строк, можно сказать, что строки 913377 — это, по сути, бесполезная нагрузка, которая не только увеличивает размер файла, но, из-за постоянного пересчета всего диапазона программой при выполнении каких-либо действий, тормозит работу над документом.
Конечно, в реальности такой большой разрыв между реальным рабочим диапазоном и тем, что за него принимает Excel, встречается достаточно редко, и мы взяли для наглядности большое количество строк. Хотя иногда бывают даже случаи, когда рабочей зоной считается вся площадь листа.
- Чтобы устранить эту проблему, нужно удалить все строки от первого пробела до конца листа. Для этого выделите первую ячейку, которая находится сразу под таблицей, и наберите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз.
- Как видите, после этого были выбраны все элементы в первом столбце, начиная с указанной ячейки и до конца таблицы. Затем щелкните правой кнопкой мыши содержимое. В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Удалить».
Многие пользователи пытаются удалить, нажав кнопку удаления на клавиатуре, но это не удается. Это действие очищает содержимое ячеек, но не удаляет их. Поэтому в нашем случае это не поможет.
- После выбора в контекстном меню пункта «Удалить…» открывается небольшое окно для удаления ячеек. Ставим переключатель в положение «Цепь» и нажимаем кнопку «ОК».
- Все строки в выбранном диапазоне удалены. Обязательно сохраните книгу еще раз, щелкнув значок дискеты в верхнем левом углу окна.
- Теперь давайте посмотрим, как это помогло нам. Выберите любую ячейку в таблице и нажмите Ctrl+End. Как видите, Excel выделил последнюю ячейку в таблице, а значит, теперь это последний элемент в рабочей области листа.
- Теперь переходим в раздел «Подробности» вкладки «Файл», чтобы узнать, насколько уменьшился вес нашего документа. Как видите, теперь он составляет 32,5 КБ. Помните, что до процедуры оптимизации его размер составлял 56,5 КБ. Таким образом, он сократился более чем в 1,7 раза. Но в данном случае главным достижением является даже не уменьшение веса файла, а то, что теперь программе не приходится пересчитывать действительно неиспользуемый диапазон, что значительно увеличит скорость обработки документов.
Если в рабочей книге есть несколько листов, с которыми вы работаете, вы должны выполнить аналогичную процедуру для каждого из них. Это еще больше уменьшит размер документа.
Способ 2: устранение избыточного форматирования
Еще одним важным фактором, утяжеляющим документ Excel, является чрезмерное форматирование. Это включает в себя использование различных типов шрифтов, границ, числовых форматов, но в первую очередь речь идет о заполнении ячеек разными цветами. Так что перед дальнейшим форматированием файла следует дважды подумать, нужно ли это делать или можно легко обойтись без этой процедуры.
Особенно это касается книг, содержащих большое количество информации, которая уже сама по себе достаточно велика. Добавление форматирования к книге может даже увеличить ее вес в несколько раз. Поэтому следует выбирать «золотую» золотую середину между наглядностью представления информации в документе и размером файла, применяя форматирование только там, где оно действительно необходимо.
Еще один фактор, добавляющий веса форматированию, заключается в том, что некоторые пользователи предпочитают форматировать ячейки слишком большого размера. То есть форматируют не только саму таблицу, но и диапазон под ней, иногда даже до конца листа, с расчетом на то, что при добавлении в таблицу новых строк их не нужно будет перезаписывать их каждый час.
Но точно неизвестно, когда будут добавлены новые строки и сколько их будет добавлено, а такое предварительное форматирование утяжелит файл на данный момент, что также негативно скажется на скорости работы с этим документом. Так что если вы отформатировали пустые ячейки, не вошедшие в таблицу, вам нужно это удалить.
- После этого будет выбран весь диапазон строк ниже заполненной данными части таблицы. Находясь во вкладке «Главная», нажмите на иконку «Стереть», которая находится на ленте в блоке инструментов «Правка». Откроется небольшое меню. Выберите в нем пункт «Очистить форматы».
- После этого действия форматирование будет снято со всех ячеек в выбранном диапазоне.
- Таким же образом можно убрать лишнее форматирование на самой таблице. Для этого выделяем отдельные ячейки или диапазон, в котором форматирование считаем минимально полезным, нажимаем кнопку «Очистить» на ленте и выбираем из списка пункт «Очистить форматы».
- Как видите, форматирование выделенного диапазона таблицы было полностью удалено.
- После этого мы возвращаем в этот диапазон некоторые элементы форматирования, которые считаем подходящими: границы, числовые форматы и т.д.
Вышеуказанные шаги помогут значительно уменьшить размер книги Excel и ускорить работу над ней. Но лучше изначально использовать форматирование только там, где оно действительно уместно и необходимо, чем потом тратить время на оптимизацию документа.
Урок: Форматирование таблиц в Excel
Способ 3: удаление ссылок
В некоторых документах имеется большое количество ссылок, из которых извлекаются значения. Это также может серьезно замедлить скорость работы над ними. На эту программу особенно влияют внешние ссылки на другие книги, хотя внутренние ссылки также негативно влияют на производительность. Если источник, из которого ссылка берет информацию, не обновляется постоянно, то есть имеет смысл заменить адреса ссылок в ячейках на обычные значения. Это может увеличить скорость работы с документом. Вы можете увидеть, находится ли ссылка или значение в определенной ячейке в строке формул после выбора элемента.
- После этого все ссылки в выбранной области будут заменены статистическими значениями.
Но вы должны помнить, что этот вариант оптимизации книги Excel не всегда приемлем. Его можно использовать только тогда, когда исходные исходные данные не являются динамическими, то есть не будут меняться со временем.
Способ 4: изменения формата
Еще один способ значительно уменьшить размер файла — изменить его формат. Этот метод, вероятно, помогает сжать книгу больше, чем любой другой, хотя вышеуказанные варианты также следует использовать в сочетании.
В Excel есть несколько «родных» форматов файлов: xls, xlsx, xlsm, xlsb. Формат xls был базовым расширением для Excel 2003 и более ранних версий. Он уже устарел, но тем не менее многие пользователи продолжают его использовать и по сей день. Также бывают случаи, когда приходится переделывать старые файлы, созданные много лет назад, во времена отсутствия современных форматов. Не говоря уже о том, что с книгами с этим расширением работают многие сторонние программы, которые не могут обрабатывать более поздние версии документов Excel.
Следует отметить, что рабочая книга с расширением xls намного больше своего современного аналога формата xlsx, который в настоящее время использует Excel в качестве основного. В первую очередь это связано с тем, что файлы xlsx, по сути, являются сжатыми файлами. Поэтому, если вы используете расширение xls, но хотите уменьшить вес книги, вы можете сделать это, просто пересохранив ее в формате xlsx.
- В открывшемся окне сразу обращаем внимание на раздел «Подробности», где указано, что текущий вес документа составляет 40 Кб. Затем нажмите на название «Сохранить как…».
- Откроется окно сохранения. При желании в нем можно перейти в новую директорию, но большинству пользователей удобнее хранить новый документ там же, где и исходник. Название книги при желании можно изменить в поле «Имя файла», хотя это и не обязательно. Самое главное в этой процедуре — установить в поле «Тип файла» значение «Книга Excel (.xlsx)». После этого можно нажать кнопку «ОК» внизу окна.
- После сохранения перейдите в раздел «Подробности» вкладки «Файл», чтобы посмотреть, насколько уменьшился вес. Как видите, теперь он составляет 13,5 КБ против 40 КБ до процедуры преобразования. То есть просто сохранение в современном формате позволило сжать книгу почти в три раза.
Также в Excel есть еще один современный формат xlsb или бинарная книга. Сохраните документ в двоичной кодировке. Эти файлы даже меньше, чем книги xlsx. Кроме того, язык, на котором они написаны, наиболее близок к программе Excel. Поэтому оно работает с этими книгами быстрее, чем любое другое расширение. При этом книга указанного формата не уступает формату xlsx по функциональности и возможностям использования различных инструментов (форматирование, функции, графика и т.д.) и превосходит формат xls.
Основная причина, по которой xlsb не стал форматом по умолчанию в Excel, заключается в том, что с ним практически не могут работать сторонние программы. Например, если вам нужно экспортировать данные из Excel в программу 1С, это можно сделать с документами xlsx или xls, но не с xlsb. Но, если вы не планируете передавать данные в какую-либо стороннюю программу, можете смело сохранять документ в формате xlsb. Это позволит уменьшить размер документа и увеличить скорость работы над ним.
Процедура сохранения файла с расширением xlsb аналогична той, что мы сделали для расширения xlsx. Во вкладке «Файл» нажмите пункт «Сохранить как…». В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файла» выберите вариант «Двоичная книга Excel (*.xlsb)». Затем нажмите кнопку «Сохранить».
Смотрим вес документа в разделе «Подробности». Как видите, он уменьшился еще больше и теперь составляет всего 11,6 КБ.
Подводя итог, можно сказать, что если вы работаете с файлом в формате xls, то самый действенный способ уменьшить его размер — пересохранить его в современные форматы xlsx или xlsb. Если вы уже используете эти расширения файлов, для уменьшения их веса необходимо правильно настроить рабочее пространство, убрать лишнее форматирование и ненужные ссылки. Наилучшую производительность вы получите, если будете выполнять все эти действия в комплексе и не ограничивать себя одним вариантом.
