Перед печатью готового документа, созданного в какой-либо программе, рекомендуется предварительно просмотреть, как он будет выглядеть при печати. Ведь возможно, что деталь не попадает в область печати или отображается некорректно. Для этих целей в Excel есть такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте узнаем, как к нему подойти и как с ним работать.
Использование предварительного просмотра
Главная особенность предварительного просмотра заключается в том, что в его окне документ будет отображаться точно так же, как и после печати, включая нумерацию страниц. Если увиденный результат не удовлетворит пользователя, вы можете сразу отредактировать книгу Excel.
Рассмотрим работу с предварительным просмотром на примере Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют аналогичный алгоритм работы этого инструмента.
Переход в область предварительного просмотра
Прежде всего, давайте выясним, как получить доступ к области предварительного просмотра.
- Далее перейдите в раздел «Печать».
- В правой части открывшегося окна будет область предварительного просмотра, где документ отображается так, как он будет выглядеть при печати.
Вы также можете переопределить все эти действия, просто нажав комбинацию горячих клавиш Ctrl+F2.
Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы
Но в версиях приложения до Excel 2010 переход в раздел предварительного просмотра немного отличается от его современных аналогов. Кратко остановимся на алгоритме открытия области предварительного просмотра для этих случаев.
Чтобы переключиться в окно предварительного просмотра в Excel 2007, выполните следующие действия:
- Нажмите на логотип Microsoft Office в левом верхнем углу запущенной программы.
- В выпадающем меню наведите курсор на пункт «Печать».
- В блоке справа откроется дополнительный список действий. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
- После этого открывается окно предварительного просмотра в отдельной вкладке. Чтобы его закрыть, нажмите на большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».
Алгоритм перехода к окну предварительного просмотра в Excel 2003 еще больше отличается от Excel 2010 и более поздних версий, хотя и проще.
- В горизонтальном меню открытого окна программы нажмите на пункт «Файл».
- Выберите «Предварительный просмотр» из выпадающего списка».
- После этого откроется окно предварительного просмотра.
Режимы предпросмотра
В области предварительного просмотра вы можете изменить режимы предварительного просмотра документа. Это можно сделать с помощью двух кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна.
- Наведя курсор на нужное поле и зажав при необходимости левую кнопку мыши, можно увеличивать или уменьшать его границы, просто перемещая их, тем самым редактируя книгу для печати.
- Чтобы отключить отображение поля, просто снова нажмите ту же кнопку, которая включила отображение поля.
- Правая кнопка предварительного просмотра — «По размеру страницы». После ее нажатия страница принимает размеры в области предварительного просмотра, которые она будет иметь при печати.
- Чтобы отключить этот режим, просто нажмите ту же кнопку еще раз.
Навигация по документу
Если документ состоит из нескольких страниц, по умолчанию в окне предварительного просмотра будет отображаться только первая страница. Ниже области предварительного просмотра находится текущий номер страницы, а справа — общее количество страниц в книге Excel.
- Для перехода на следующую страницу нужно нажать на прямоугольный треугольник, который находится справа от нумерации страниц.
Для перехода на предыдущую страницу нужно нажать на треугольник в левом углу, который находится слева от нумерации страниц.
- Чтобы увидеть книгу в целом, вы можете поместить курсор на полосу прокрутки в дальнем правом углу окна, зажать левую кнопку мыши и тянуть курсор вниз, пока не увидите документ в целом. Кроме того, вы можете использовать кнопку ниже. Он находится под полосой прокрутки и представляет собой направленный вниз треугольник под углом. Каждый раз, когда вы нажимаете на этот значок левой кнопкой мыши, вы получаете доступ к странице.
- Точно так же можно перейти в начало документа, но для этого перетащите полосу прокрутки вверх или щелкните значок в виде треугольника с углом вверх, который находится над полосой прокрутки.
- Кроме того, вы можете переходить к определенным страницам документа в области предварительного просмотра с помощью клавиш навигации на клавиатуре:
- Стрелка вверх: перемещение на одну страницу вверх в документе;
- Стрелка вниз — перемещение вниз на одну страницу в документе;
- Конец: перейти в конец документа;
- Главная — перейти к началу документа.
Редактирование книги
Если в процессе предварительного просмотра вы выявили неточности, ошибки в документе или вас не устраивает макет, вам следует отредактировать книгу Excel. Если вам необходимо исправить содержание самого документа, то есть содержащиеся в нем данные, вам необходимо вернуться на вкладку «Главная» и выполнить необходимые действия по редактированию.
Если вам необходимо изменить только внешний вид документа в печати, вы можете сделать это в блоке «Настройки» раздела «Печать», который находится слева от области предварительного просмотра. Здесь можно изменить ориентацию или масштаб страницы, если она не помещается на один печатный лист, настроить поля, разделить документ на копии, выбрать размер бумаги и выполнить другие действия. Проделав необходимые манипуляции по редактированию, можно отправить документ на печать.
Урок: Как распечатать страницу в Excel
Как видите, с помощью инструмента предварительного просмотра Excel вы можете просмотреть, как он будет выглядеть при печати, прежде чем распечатать документ. Если отображаемый результат не соответствует результату, который хочет получить пользователь, то книгу можно отредактировать и только после этого отправить в печать. Это позволит сэкономить время и расходные материалы (тонер, бумагу и т д.) по сравнению с необходимостью многократной печати одного и того же документа, если невозможно увидеть, как он будет выглядеть при печати с экрана монитора.