Как защитить, скрыть ячейки в Гугл таблице

В этой статье мы увидим основные вопросы, которые могут возникнуть у пользователя при работе с ячейками в Google Таблицах: как добавить новую, разделить, просмотреть формат, сгруппировать или скрыть несколько ячеек, вычислить их сумму, вставить изображение и т.д.

Объединить несколько

Чтобы объединить несколько блоков, выделите их и перейдите на вкладку «Формат» — «Объединить ячейки». Далее необходимо выбрать подходящий вариант.

Лучше сделать это с пустой таблицей, в которую вы еще не успели ввести данные, так как после слияния в ячейке останется только информация, введенная в верхнем левом блоке. Все остальное исчезнет. Даже такое предупреждающее сообщение появится.

Как видите, в примере, объединив Фамилию, Имя и Отчество, в ячейке остается только Фамилия.

Сделать новую

Если вы хотите сделать из одной ячейки несколько ячеек, опять же лучше сделать это с пустой таблицей. Но возможно разделение ячеек и полных ячеек. Сначала выберите столбец, в котором находится нужная ячейка; нажмите на соответствующую букву вверху. Затем щелкните правой кнопкой мыши любой выделенный фрагмент и выберите «Вставить справа» в контекстном меню».

Так что добавьте столько столбцов, сколько хотите, чтобы разделить блок.

Теперь объедините все те клетки, которые вам не нужно делить. Выделите их и выберите соответствующий вариант, нажав кнопку «Объединить» на панели инструментов, или воспользуйтесь советами выше.

В результате должна получиться искомая ячейка, разбитая на необходимое количество блоков.

Вот небольшой нюанс. При добавлении столбцов или строк направление всех последующих ячеек изменится автоматически. Например, в столбце «Заголовок» была буква E, а в адресах — E1, E2 и т.д. После добавления нового столбца позициям будет присвоена буква F и адреса изменятся.

На это нужно обратить внимание, если таблица содержит расчеты и относится к затронутым ячейкам в используемых формулах.

Изменить формат

Это не самое сложное, но вызывает много вопросов. Каждая ячейка в электронной таблице Google автоматически выбирает формат на основе введенных в нее данных.

Вы можете узнать формат ячейки и изменить его, щелкнув соответствующую вкладку вверху и выбрав «Числа» из раскрывающегося списка или нажав кнопку «Другие форматы» на панели инструментов. Перед этим не забудьте выбрать нужный блок.

Скрыть

Если у вас есть несколько строк или столбцов, которые в данный момент не нужны, или определенные данные повторяются, вы можете скрыть это для удобства. Выделите нужную сумму, перемещая номера строк или буквы столбцов. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и выберите в меню «Скрыть строки (столбцы)», соответствующие числа или буквы будут указаны после имени.

После этого выбранные строки или столбцы исчезнут из таблицы. О том, что линии скрыты, можно понять по наличию стрелок возле букв или цифр. Когда вы нажмете на них, все снова появится, и чтобы снова скрыть эти ячейки, вам придется повторить всю процедуру снова.

Если у вас большая таблица и вам нужно, чтобы заголовок всегда был виден, прочитайте, как закрепить строки в таблице Google.

Сгруппировать

Если скрытие не совсем подходит для ваших целей и вам периодически нужно расширять строки, чтобы увидеть введенные данные, вы можете сделать это по-другому и сгруппировать ячейки.

Выберите нужные столбцы или строки, щелкните правой кнопкой мыши выбранный и выберите «Группировать строки (столбцы)».

Кстати, если вам нужно снова «Разгруппировать», выделите строки и выберите соответствующий пункт из контекстного меню.

После этого слева или вверху появится знак минус; означает, что линии видны, и больше означает, что они сжаты.

Очень удобно использовать группировку в больших таблицах, где есть основная информация и дополнительная информация. Сведите к минимуму все лишнее, и будут видны только необходимые данные.

Посчитать сумму

Если вас интересует сумма ячеек в таблице Google, а точнее сумма введенных в них данных, выберите их и обратите внимание на небольшой блок внизу справа. Будет нужный нам результат: в примере складываются все выбранные числа. Нажав на нее, вы можете увидеть еще несколько данных: максимальное / минимальное значение в диапазоне, среднее, сколько ячеек выбрано всего («Число») и сколько из них заполнено числами («Число чисел»).

Если вам нужно рассчитать сумму, чтобы использовать результат для других расчетов в будущем, то лучше воспользоваться формулой. Поставьте знак «=» в нужную ячейку и введите «СУММ». Затем откройте скобку «(», выберите нужный диапазон с цифрами, закройте скобку «)» и нажмите «Enter». После этого в ячейке отобразится результат подсчета.

Вы можете выбрать ячейку и ввести формулу в «Панель формул» вверху.

Перенос текста

Теперь поговорим о тексте, потому что таблица не всегда заполнена числами. Если введенная фраза не подходит по длине, вы можете включить автоматический перенос текста в ячейку Google Tables.

Щелкните нужную ячейку и выберите кнопку «Перенести текст» на панели инструментов. Затем щелкните один из предложенных вариантов. Вы также можете найти эту кнопку на вкладке «Формат».

Если вы ввели текст и вам нужно выделить курсивом новую строку в той же ячейке, нажмите комбинацию клавиш «Ctrl + Enter».

Создание ссылки

Здесь мы обсудим два варианта: создать ссылку на ячейку, чтобы отправить ее другому пользователю, и как преобразовать введенный текст в ссылку.

В первом случае выделите ячейки, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите «Получить ссылку на этот диапазон».

Откроется окно с созданной ссылкой. Скопируйте его, и вы можете отправить его кому-нибудь другому. Когда вы проследите за ним, откроется таблица, в левом верхнем углу которой будут не обычные «1, 2, 3…» и «A, B, C…», а адрес ячейки, которая был крайним левым в выбранном вами диапазоне.

Важно, чтобы человек, которому вы отправляете ссылку, имел доступ к электронной таблице Google. В противном случае вы не сможете увидеть данные.

Второй вариант — как сделать ссылку из слова или числа в ячейке. Выделите его снова и выберите «Вставить ссылку» из контекстного меню».

Появится небольшое окошко. Верхнее поле будет содержать текст, а сама ссылка должна быть внизу. Выделите второе поле курсивом и вставьте туда нужную ссылку (ее нужно заранее скопировать, например, из адресной строки браузера). Вы можете выбрать один из следующих вариантов: ссылаться на лист на листе, на определенный диапазон ячеек или другую книгу.

В этом примере в поле «Ссылка» я выбрал другой лист из этой книги. Для создания нажмите кнопку «Применить».

Теперь «2014» будет выделен синим цветом и подчеркнут, и после нажатия на блок, который появляется над числом, мы перейдем по ссылке: откроется лист с названием «Список».

Вставка картинки

Если вам нужно вставить изображение в таблицу Google, откройте вкладку с соответствующим названием. В списке будет два варианта: Изображение и Изображение. Посмотрим, чем они отличаются.

Итак, выберите конкретную ячейку и выберите «Изображение».

Это окно откроется. В нем вам нужно выбрать одну из вкладок вверху, в зависимости от того, что вы хотите сделать. Вы можете загрузить изображение прямо из Интернета, вставив его URL-адрес или выбрав изображение со своего Google Диска.

Добавим любое изображение с компьютера. Для этого выберите вкладку «Загрузить» и перетащите нужное изображение из проводника в пунктирное поле, или вы можете нажать кнопку «Выбрать изображение для загрузки», а затем найти его в проводнике. После загрузки окно закроется, и изображение будет автоматически добавлено на лист таблицы.

Изображение может быть большим и не поместиться в выбранной вами ячейке, но его левый верхний угол будет находиться в ней.

Вы можете изменить размер изображения с помощью маркеров, расположенных в рамке. При нажатии на три точки в правом верхнем углу открывается дополнительное меню, в котором вы можете выбрать замену или удаление, восстановить исходный размер, написать альтернативный текст или назначить дефис.

Если вы выберете «Изображение», откроется следующее окно. У вас будет панель инструментов вверху с кнопками для рисования, выбора цвета, отмены, масштабирования и т.д. Далее будет область для рисования.

Кстати, сюда же можно вставить любое компьютерное изображение, а потом немного его изменить: нарисовать на нем что-нибудь, написать текст и тому подобное.

Когда вы закончите рисовать, нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Он добавляется на лист так же, как и изображение: левый угол будет в выделенной ячейке. Размер регулируется маркерами, а в правом верхнем углу есть три кнопки для открытия меню.

Защита

Если вам нужно вносить изменения в ячейки только вами или определенными людьми, то эти блоки следует защитить. Выберите их, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите «Защитить диапазон».

Справа появится нужный нам блок. Дайте имя в верхнем поле и нажмите «Установить разрешения».

Здесь вы должны решить, кто будет иметь доступ к редактированию.

Если вы отметите первый пункт «Показать предупреждение…», то при попытке изменить данные появится всплывающее окно. Но при этом каждый может изменить текст и формулы.

Второй пункт — «Выберите, кто может редактировать…». Это можете быть только вы или указанные вами пользователи. Если в таблице уже есть такие охраняемые территории, и вы ранее указали, кто может их изменять, то вы можете импортировать этот список людей.

Когда вы закончите, нажмите «Готово».

Так выглядит всплывающее окно с предупреждением, если вы отметили этот элемент закладкой.

Чтобы открыть блок со списком всех защищенных диапазонов (например, если вы его закрыли), перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Защищенные листы и диапазоны».

Чтобы снять защиту ячеек, щелкните имя, соответствующее желаемому диапазону, в примере это «замена», и нажмите кнопку в форме куба. Затем подтвердите, что снимаете защиту.

Это наиболее частые вопросы, которые задают пользователи, когда начинают использовать Google Таблицы. Думаю, теперь вы можете легко добавить новую ячейку в лист, разделить существующую, посчитать в них сумму, посмотреть форматирование, передать текст, защитить ячейку в Google Sheets и все, о чем я говорил.